مفهوم إدارة إجراءات العمل في المنظمات: نظرة مقارنة

تعرَّف إدارة إجراءات العمل بأنها تحقيق أهداف المنظمة من خلال الإدارة والتطوير والتحكم بإجراءات العمل الرئيسة للمنظمة.

لكن إدارة إجراءات العمل ليس هو الحقل المعرفي الوحيد الذي يهتم بتحسين الأداء التشغيلي للمنظمات. لذا، لفهم هذا المفهوم بشكل أعمق نحتاج إلى مقارنته مع عدد من المفاهيم المرتبطة به. وفي هذا السياق، يمكننا القول إن إدارة إجراءات العمل ((BPM) business process management) ترتبط بفلسفة التحسين المستمر لإدارة الجودة الشاملة (TQM)، وتتضمن مبادئ وأساليب كل من أنظمة الإدارة المعيارية ((SMS) standardized management systems)، وإدارة العمليات (operations management)، والإدارة الرشيقة أو الليّنة (Lean management)، و (6) سيجما (Six Sigma)، وإعادة هندسة العمليات الإدارية (business process re-engineering). حيث هي تجمع هذه المفاهيم مع القدرات التي توفرها تكنولوجيا المعلومات الحديثة من أجل مواءمة إجراءات العمل على النحو الأمثل مع أهداف أداء المنظمة. يلخص الجدول أعلاه مقارنة بين هذه المفاهيم وفق عدد من الأبعاد. أيضاً، أدناه مقارنة ثنائية موجزة بين إدارة إجراءات الأعمال وكل من المفاهيم المرتبطة بها بشكل مفرد.

إدارة الجودة الشاملة: هي متشابهة مع إدارة إجراءات العمل في التأكيد على ضرورة جهود التحسين المستمرة. ولكن يمكن ملاحظة أن إدارة إجراءات الأعمال تركز أكثر على جودة المنتجات والخدمات التي يمكن تحقيقها على أفضل وجه من خلال الاهتمام بتحسين الإجراءات التي تخلق هذه المنتجات وتقدم هذه الخدمات. بينما إدارة الجودة الشاملة تأخذ منظوراً أوسع للجودة إلى جانب التركيز على المنتجات والخدمات نفسها. أيضاً، من الناحية التطبيقية، من الممكن أن نلاحظ انتشار إدارة الجودة الشاملة أكثر في المنظمات الصناعية مقارنة بانتشار أكبر لإدارة إجراءات الأعمال في المنظمات الخدمية.

أنظمة الإدارة المعيارية: هي أنظمة تحدِّد المتطلبات التي عندما يتم تغطيتها بالكامل من قبل نظام إدارة المنظمة، تؤدِّي إلى التحكم الفعال في مقياس ناتج تشغيلي معيَّن (مثل الجودة أو البيئة أو أداء الصحة والسلامة)، من أمثلتها: ISO 9001. تخضع جميع أنظمة الإدارة المعيارية لمبدأ أساسي هو التحسين المستمر. أيضاً، تشمل جميعها مبادئ فردية معيَّنة توفِّر مواصفات لتنفيذ إدارة إجراءات العمل.

إدارة العمليات: هي متشابهة مع إدارة إجراءات العمل في الاهتمام في تحسين كفاءة العمليات. حيث تستخدم أدوات ومنهجيات مفيدة أيضاً لإدارة إجراءات العمل مثل النمذجة الرياضية وتحليل القرار ونظرية الحشود ونظرية الاحتمالات. لكن يمكن ملاحظة الفرق بينهما في كون إدارة إجراءات العمل تهتم بإجراء تغييرات على عملية/إجراء موجود من أجل التحسين، بينما إدارة العمليات تهتم بالتحكم في عملية موجودة دون تغييرها بالضرورة بشكل عام.

الإدارة الرشيقة أو الليّنة: هي متشابهة مع إدارة إجراءات العمل في التوجه نحو العميل، كما أن العديد من مبادئ الإدارة الرشيقة مضمَّنة في إدارة إجراءات العمل (أحد المبادئ الرئيسية للإدارة الرشيقة هو التخلص من الهدر). لكن يمكن ملاحظة بعض الفروق بينهما. فمن جهة، تركِّز إدارة إجراءات العمل بشكل أكبر على استخدام تكنولوجيا المعلومات كأداة لتحسين الإجراءات وجعلها أكثر اتساقاً وقابلية للتكرار. ومن جهة أخرى، إدارة إجراءات العمل هي أكثر شمولاً من الإدارة الرشيقة.

(6) سيجما: هناك أيضاً تداخل بين إدارة إجراءات العمل و (6) سيجما، حيث يتم تطبيق العديد من أساليب (6) سيجما بشكل شائع في إدارة إجراءات العمل أيضاً مثل: تحليل القيمة المضافة، وتحليل السبب والأثر، وتحليل باريتو، وتحليل (why-why). لكن من الممكن ملاحظة أن إدارة إجراءات العمل أكثر شمولاً. فـ (6) سيغما تركِّز بشكل كبير على قياس ناتج العمليات أو الأنشطة، لا سيما من حيث الجودة. بشكل أكثر تحديداً، تشجِّع (6) سيجما المدراء على المقارنة الممنهجة لآثار مبادرات التحسين على المخرجات. كما أن السمة الرئيسية لـ (6) سيجما هي تركيزها على تقليل العيوب (الأخطاء). أيضاً، من الممكن تطبيق (6) سيجما مع منهجيات أخرى وبشكل خاص مع الإدارة الرشيقة مما يؤدٍّي لما يُعرَف بلين (6) سيجما (Lean Six Sigma)

إعادة هندسة العمليات الإدارية: هي أسلوب إدارة منهجي في شكل مشروع تغيير مستقل، يتضمَّن إعادة تصميم جذري للإجراءات (تُسمّى أيضاً الهندرة). وهي تتضمَّن عدداً من المبادئ التي توفِّر مواصفات لتنفيذ إدارة إجراءات العمل مثل: التحسين الجذري، ومواءمة الإجراءات مع العملاء والموردين، والاستفادة من تقنية المعلومات. فهي تلتقي مع إدارة إجراءات العمل لكن من الممكن ملاحظة كونها شكلاً محدَّداً من إدارة إجراءات العمل.