مهارات الكتابة الفعالة للمدير

الكتابة الفعّالة هي أحد أهم صور الاتصال في المنظمات التي يمارسها المدراء بشكل شبه يومي. هناك عدد من الإرشادات والتعليمات للكتابة الفعّالة في المنظمات، من أهمها:

(1) اكتب بشكل مباشر وموجَز وسهل القراءة. لأن ذلك يجعل الناس يجدون كتاباتك ممتعة ومقروءة. بشكل خاص، للإيجاز وسهولة القراءة أهمية كبيرة تحظى بتقدير كبير من قبل القرّاء المثقَلين بأعباء الرسائل الكثيرة. ساعد مستلمي رسائلك في إدارة تدفق المعلومات إليهم من خلال تحديد عنوان محدَّد لرسالتك، ووضع نقطتك الرئيسية في بداية الفقرة، وقصر الفقرات على خمسة أسطر أو أقل.

أيضاً، كن مباشِراً ومحدَّداً بدلاً من الغموض (قارن (آمل إكمال المطلوب بتاريخ ...) بـ(آمل إكمال المطلوب في وقت قريب).

(2) حدِّد ترتيباً مناسباً لفقرات كتابتك. بشكل عام هناك ثلاثة أجزاء أساسية شائعة لكتابة الخطابات الإدارية مرتبة كالتالي: (أ) الإحالة: تتضمَّن الإحالة إلى ما تستند إليه كتابتك (مثل: إشارة إلى خطابكم ...)، و(ب) الإفادة: تتضمن الجانب الأساسي المراد إيصاله كاستجابة أو توضيح أو رد أو تعليق على الإحالة، و(ج) الطلب: تتضمَّن غرض الكتابة وما يُطلَب فعله من مستقبِل الرسالة (مثل: لاطلاعكم، بأمل إكمال اللازم، لتزويدنا بـ..،..). أيضاً، يتأثَّر تحديد أجزاء كتابتك والترتيب المناسب لها بنوع قناة الاتصال المكتوب (خطاب أو مذكرة أو بريد الكتروني، ..) والتعليمات المتبَّعة في المنظمة. لذا، عليك أن تحدِّد الترتيب المناسب لفقرات كتابتك وفقاً لذلك.

(3) قبل أن تكتب، حدِّد استراتيجيتك. على سبيل المثال، تحديد استراتيجيك في الكتابة حول درجة أهمية الفكرة، وإيجابيتها، وحساسيتها، مثل:

(أ) الانتقال من الفكرة الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية. هي استراتيجية مناسبة عندما يكون الطلب الذي تريده منطقياً (يسعى لأفضل المعايير وتعظيم الفائدة للمنظمة). عندما يكون الطلب لا يعتمد على المنطق (مثل السعي لتحقيق رغبات خاصة ببعض الموظفين) قد لا تكون هذه الاستراتيجية مناسبة.

(ب) الانتقال من الفكرة السلبية إلى الفكرة الإيجابية. هذه الاستراتيجية تجعل الفكرة الإيجابية أقوى من خلال وضعها تالية بعد وضع أرضية مشتركة مع الطرف الآخر.

(ج) الانتقال من الفكرة الأقل إثارة للجدل إلى الأكثر إثارة للجدل. يسهِّل ذلك حصولك على دعم لفكرتك عندما يكون هناك اختلاف حولها.

(4) احرص على التنسيق القوي والجذّاب لكتابتك. اجعل كتابتك سهلة القراءة قدر الإمكان، من خلال الاستخدام المناسب لأدوات وخيارات التنسيق مثل: (أ) اختيار نوع وحجم الخط المناسب وتوحيده، و(ب) المساحة البيضاء: التي تتكون من هوامش عريضة وفاصل بين الفقرات، ينتج عنها صفحة نظيفة وجذابة، و(ج) تمييز الكلمات: مثل استخدام الأرقام والرموز النقطية (كالمربعات والدوائر الصغيرة) للتأكيد على عناصر القائمة، واستخدام الخط الغامق والمائل للتأكيد على المفاهيم الأساسية وتقديم مفاهيم جديدة.

(5) اختر نوع وفئة قناة الاتصال المكتوبة المناسبة في المنظمة. عادة تصنِّف المنظمات قنوات الاتصال الرسمية إلى أنواع لاستخدامات مختلفة (مثل الخطاب، والتقرير، والدليل، والمحضر، والقرار، والمنشور، وغيرها)، كما قد تصنِّف المنظمات هذه القنوات المكتوبة إلى فئات من حيث السرية مثل (سري للغاية، وسري، ومقيَّد، وعام) ومن حيث الاستعجال في الاستجابة للرسالة مثل (عاجل جداً محدَّد بوقت، وعاجل جداً، وعاجل، وعادي). عليك أن تفهم التصنيف المتَّبع في منظمك وتختار المناسب وفق ذلك.

(6) لا تتساهل في رسائلك المكتوبة: من خلال الحرص على مراعاة قواعد الإملاء واللغة والترقيم. يساعد على ذلك إعادة قراءة كتابتك وتصحيحها قبل إرسالها. فنادراً ما تكون مسودتك الأولى جيدة بالشكل المنشود. لذا: (1) قم بمراجعتها إذا كان لديك وقت، و(2) واحذف جميع الكلمات والخطوات والفقرات غير الضرورية واستبدل تلك الغامضة، و(3) حاول أن تأخذ بعين الاعتبار وجهة نظر القارئ عند المراجعة، و(4) واستفد من المدقِّقات الإملائية الالكترونية. يميل بعض الأشخاص إلى التساهل في الكتابة (في الكلمات والإملاء والقواعد) عند استخدام قنوات البريد الإلكتروني والرسائل النصية وخاصة في الرسائل شبه الشخصية. كمدير حاول خلق انطباع أفضل دائماً في كتاباتك (على الرغم أن التساهل مقبول بين الأصدقاء).

(7) استخدم المناسب من الخيارات لإحالة الرسالة المكتوبة: عندما تستقبل رسالة مكتوبة وتريد إحالتها بمذكرة إحالة فاستخدم خيارات الإحالة المناسبة مثل (لإكمال اللازم، وللمفاهمة، وللإفادة، وللاطلاع، وللحفظ، وللدراسة وإبداء الرأي، ...) مع إضافة شرح توضيحي عند الحاجة لذلك، وذلك وفقاً لطبيعة محتوى الرسالة المحالة وطبيعة من يتم الإحالة إليه.