مفاهيم مرتبطة بالتنظيم

لوجود الكثير من اللبس حول المفاهيم المرتبطة بالتنظيم الإداري سنحاول في هذا المقال إلقاء الضوء على الفرق بين أبرز هذه المفاهيم.

يُعَدّ التوظيف (Staffing) جزءاً مهماً من التنظيم، والذي يتم إدراجه في بعض الأحيان كوظيفة منفصلة. التوظيف هو عملية اختيار الموظفين وتدريبهم وتقييمهم. أيضاً، يرتبط بمفهوم التنظيم عدد من المفاهيم مثل: التصميم التنظيمي، والهيكل التنظيمي، والخريطة التنظيمية، والتنسيق، وتصميم الوظيفة، والتنظيم الذاتي.

التصميم التنظيمي ( Organizational design) هو العملية التي يتخذ فيها المدراء خيارات تنظيمية محددة حول علاقات المهام والوظائف والتي تؤدي إلى بناء هيكل تنظيمي معين.

بينما الهيكل التنظيمي (Organizational structure) هو النظام الرسمي لعلاقات تقديم تقارير المهام والوظائف التي تحدد كيفية استخدام الموظفين للموارد لتحقيق الأهداف التنظيمية، أو هو (1) مجموعة المهام الرسمية المخصصة للأفراد والإدارات، و(2) علاقات تقديم التقارير الرسمية، بما في ذلك خطوط السلطة ومسؤولية اتخاذ القرار وعدد المستويات الهرمية ومدى إشراف المدراء، و (3) تصميم أنظمة لضمان التنسيق الفعال للموظفين عبر الإدارات. غالباً ما يتم التعرف على الهيكل التنظيمي للمنظمة أولاً من خلال النظر إلى الخريطة التنظيمية. فالخريطة التنظيمية (organization chart) هي رسم يصور الهيكل التنظيمي للمنظمة، مبيناً المناصب الإدارية الرئيسية المختلفة، والتسلسل الرئاسي، وعدد المستويات الإدارية، والعلاقات (سلسلة الأوامر) بين مختلف الوحدات والسلطات التنفيذية والاستشارية. معظم المنظمات لديها خريطة تنظيمية رسمية توضح هذه المعلومات (انظر شكل رقم (5-8)) وتقوم بالتمثيل المرئي لهيكل المنظمة.

هناك مفاهيم أخرى مرتبطة بالتنظيم على الرغم أنها لا تظهر في الخريطة التنظيمية وهي: التنسيق وتصميم الوظيفة والتنظيم الذاتي. يشير التنسيق (Coordination) إلى جودة التعاون بين الأقسام والإدارات. كما يُعرَّف تصميم الوظيفة (job design) بأنه العملية التي يقرر المدراء من خلالها كيفية تقسيم المهام إلى وظائف محددة. وأخيراً، يشير التنظيم الذاتي إلى الخيارات التنظيمية الفردية التي يقوم بها المدير/الموظف حول المهام المسؤول عنها لغرض تحقيق الأهداف المرسومة بكفاءة وفاعلية. يتضمن ذلك تحديد الأولويات، وإنجاز المهام المتعددة، والتفويض.